Een fulltime bezigheid. The unloved child – onterecht, overigens. Maar ook: de sleutel tot werkgeluk en retentie. Er zijn veel manieren om interne communicatie te omschrijven. Alle voordelen ten spijt, liggen veel bedrijven er (nog) niet wakker van, of worstelen ze om hun interne comm van de grond te krijgen. Waarom kan je interne communicatie beter niet stiefmoederlijk behandelen? Hoe maak je er werk van? En hoe meet je de impact?
De b2b earlybirds zochten het uit
Strateeg Jonas Vandroemme, sidekick Wolf Goderis en special guest Kathleen De Smedt van Milcobel en vonk overschouwen het veld van interne communicatie in b2b earlybirds, com&co’s inspirerende reeks voor en door ambitieuze b2b-marketeers, begeesterd door meesterlijke content. 🐦
Niets missen van de b2b earlybirds?
🔔 Abonneer je op ons YouTube-kanaal
👉 Volg ons op LinkedIn
📧 Schrijf je in op Committed to Content, onze maandelijkse nieuwsbrief
🐦 Word lid van de b2b earlybird community op LinkedIn
Hallo telewerk, hallo interne communicatie
Een rollercoaster. Zo kan je de evolutie van interne communicatie in de afgelopen jaren omschrijven. Aan het begin van de coronapandemie kende interne comm een opmerkelijke opleving. Kantoren liepen leeg, Teams- en Slack-kanalen en interne nieuwsbrieven schoten als paddenstoelen uit de grond, intranetten werden afgestoft of opgestart …
In eerste instantie was interne comm een verdoken vorm van crisiscommunicatie. Het diende vooral om medewerkers gerust te stellen en de winkel draaiende te houden. Gaandeweg zagen bedrijven in dat het om meer gaat dan transparantie creëren en crisissen bezweren. Interne comm werd dé manier om de bedrijfsstrategie te laten leven in alle lagen van de organisatie, de cultuur te versterken en retentie te verhogen. Ook de rol van de visionaire, helder communicerende CEO herleefde. Kortom: interne comm vierde hoogtij, totdat …
Als je interne communicatie goed aanpakt, is de positieve impact niet te onderschatten: meer productiviteit, motivatie, trots, samenhorigheid, retentie en minder absenteïsme. Het zijn die succesverhalen die we met vonk aan het licht willen brengen om van elkaar te leren en elkaar te inspireren.
Na de piek, de post-coronadip
Toen de coronapieken afvlakten, volgde de aandacht voor interne communicatie. Zo lijkt het vandaag alsof we, samen met de onaangename herinnering aan mondmaskers, vaccins en quarantaines, ook het belang van interne comm hebben verdrongen.
De cijfers spreken voor zich: volgens het meest recente State of the Global Workplace Report (Gallup) is slechts 11% van de Belgen geëngageerd (t.o.v. een wereldwijd gemiddelde van 23%). Sterker nog: 7 op de 10 Belgen zijn quiet quitters. Zij voelen zich niet meer geconnecteerd met hun organisatie en zijn bijgevolg niet gemotiveerd. Wat moet je als organisatie doen als de mayonaise niet meer pakt? De maïzena bovenhalen, of volop inzetten op interne communicatie!
De 4 fases van interne communicatie
Interne communicatie valt op te delen in 4 grote fases. Het kwadrant van Martine Van Driessche (vonk) vat het mooi samen:
1. Informeren
De basis van interne communicatie: informeren. Ofwel: je medewerkers op de hoogte houden van het reilen en zeilen in je organisatie. Broodnodig, maar onvoldoende.
2. Verbinden
Eens je strategie is bepaald, is het zaak om de vertaalslag te maken: wat betekent dit voor elke afdeling, team en individuele medewerker en hoe kunnen zij bijdragen.
3. Betrekken
De volgende stap: je medewerkers betrekken en activeren om zelf protagonisten te zijn in interne communicatie. Het resultaat: communicatie voor én door medewerkers.
4. Evolueren
Tot slot kan je als communicatieverantwoordelijke zelf een coachende rol opnemen. Als strategisch adviseur van je CEO / leidinggevenden / management geef je mee vorm aan het verhaal en heb je een nog grotere impact op je organisatie.
Het kwadrant met de 4 fases van interne comm is een evolutief model. Wie pas gestart is met interne communicatie, zal zich vooral richten op informeren. Het vergt enkele jaren ervaring om door te groeien en die coachende rol op te nemen.
5 levenslessen voor internecommunicatieprofessionals
Goede interne communicatie is onlosmakelijk verbonden met goed leiderschap. Naast top-down informeren, moeten leidinggevenden ook ruimte laten voor bottom-upcommunicatie. Denk aan dialoog, feedback en inspraak.
Kathleens ervaring
“Goed leiderschap beperkt zich niet tot de helder communicerende CEO. Het is de verantwoordelijkheid van alle leidinggevenden om te luisteren naar het team en zo een positieve dynamiek te creëren. Als communicatieprofessional kan je klankbord spelen voor de leiders in je organisatie en hen leren communiceren.”
Wie louter wil informeren, komt een heel eind met facts en figures. Maar om mensen écht te motiveren en engageren, is er meer nodig: tekstuele Spielerei, formats, beeld en klank, ervaringen … Kortom: ook in interne comm is creativiteit incontournable.
Kathleens ervaring
“Voor mij is creativiteit een absolute must. Er vallen heel wat mooie voorbeelden te rapen. Zo hebben we met Milcobel in Kallo een creatieve campagne rond safety uitgewerkt. In plaats van de regels droog op te lijsten, hebben onze leden video’s gemaakt waarin hun arbeiders figureren. Achteraf was er ook een safety-dag met een doolhof, goodiebags en een frietkraam. Het zijn zulke ervaringen die de mensen bijblijven.”
De opdeling tussen white collars en blue collars is een van de grootste struikelblokken in interne communicatie. Om beide groepen effectief te bereiken, moet je de inhoud, maar bijvoorbeeld ook het format en de kanalen van je communicatie goed op hun interesses en gewoontes af te stemmen. Vraag je dus steeds af: ‘wie spreek ik aan, wat maakt hen warm en hoe kan ik hen bereiken?’
Kathleens ervaring
“Bij Milcobel zijn we gestart met CEO on tour. Samen met onze CEO ga ik op geregelde tijdstippen op stap door de fabriek. We slaan een praatje met de arbeiders, maar luisteren vooral naar wat er leeft. Die touchpoints leveren een schat aan informatie en feedback op.”
Apps voor interne comm zoals Spencer, Speakap en Staffbase zijn in volle opmars. Op zich een goede evolutie, maar geen wondermiddel. Want wat doe je bijvoorbeeld met blue collars die niet geconnecteerd zijn? Volgens de Moodmeter van Moodfactory is een aanzienlijk deel van hen tegen het gebruik van een werk-app op hun privé-gsm. Andere onderzoeken spraken dat dan weer tegen. Nog even wachten dus voor we collectief roepen “Weg met papieren magazines!”
Kathleens ervaring
“Een magazine of een app? Het ene sluit het andere niet uit. Apps zijn meer geschikt om dringende informatie op een behapbare, beknopte manier te delen. Je kan er ook een echte community mee uitbouwen. Magazines zijn dan weer het kanaal voor storytelling. En je zal er over het algemeen ook sneller je arbeiders mee bereiken.”
Moet er nog een boutade zijn? Vooruit dan maar: intern = extern. Ofwel: alles wat je intern communiceert, komt ooit naar buiten. Anderzijds heeft externe comm ook invloed op de manier waarop je medewerkers naar je bedrijf kijken. Intern en extern zijn dus lang niet zo verschillend als hun naam doet vermoeden. De vragen zijn dezelfde – ‘wie ben je als bedrijf?’ en ‘waar sta je voor?’ – de doelgroep anders.
Kathleens ervaring
“Voor mij is de klassieke opdeling tussen interne en externe communicatie achterhaald. Alles begint vanuit een authentiek en overtuigend verhaal. Afhankelijk van je doelgroep, leg je andere accenten, maar het kernverhaal blijft identiek.”
De impact van interne communicatie meten
Over de (on)zin van metrics is al veel inkt gevloeid. Ook in interne communicatie is het een dubbeltje op z’n kant. Zo zeggen de zogenaamde vanity metrics – met vragen als ‘Hoe vaak wordt onze nieuwsbrief geopend?’ of ‘Hoeveel mensen waren op het event?’ – lang niet alles. Je meet immers output en geen outcome. Hetzelfde geldt voor de Employee Net Promotor Score. Die wordt niet alleen door interne communicatie beïnvloed, maar ook door cultuur en hr-inspanningen.
De meest effectieve manier om je impact te meten? “In dialoog gaan met je mensen”, besluit Kathleen. “Dat klinkt evident, maar je moet het wel doen. Er valt heel wat te leren: wat er leeft op de vloer, welke inspanningen wel en niet werken, wie interne influencers zijn, welke clusters zich daarrond vormen, hoe het sentiment in die clusters zit enzovoort. Soms bereik je met een korte babbel meer dan met een hele enquête. Bovendien voelen je medewerkers dat er écht naar hen geluisterd wordt, en dat is goud waard.”
Tl;dr: de 5 takeaways van Kathleen
01 Doe meer dan informeren – dat is niet genoeg om je mensen mee te krijgen in je verhaal. Zet ook in op verbinding en laat je medewerkers de hoofdrol spelen.
02 Bouw geen muur tussen interne en externe communicatie – maar laat ze elkaar versterken.
03 Goed leiderschap en heldere interne communicatie gaan hand in hand – you can’t have one without the other.
04 Ga voor een authentiek langetermijnperspectief – niet enkel voor sporadische of ad-hoc-communicatie.
05 Interne communicatie is meer dan ‘uitvoeren’ – strategisch meedenken en je organisatie leren communiceren zijn key.
