Jaarverslag: print of digitaal?

Bij de opstart van een jaarverslag rijst vroeg of laat de vraag of het een print- of digitale versie wordt. Met een thema zoals SD Worx zijn laatste verslag ‘Digital & Human’, ligt het antwoord voor de hand. Maar doorgaans wegen nog tal van andere factoren op de beslissing. Hierbij enkele pro’s en cons die je de knoop helpen ontrafelen (en je in discussies voldoende slagkracht geven).

Voor alle duidelijkheid: met digitaal bedoel ik een (mini)website, geen pdf op je site. Idealiter beslis je zo vroeg mogelijk over de geschikte aanpak. Want het verdict stuurt het hele proces, van inputvergaring over redactie tot opmaak en distributie. Ook is aan die keuze een prijskaartje verbonden dat vaak doorslaggevend is aan de onderhandelingstafel.

Voor wie en waarom?

Onze Com&Co Chief Ilse deed het al uit de doeken: voor een onderbouwde keuze deelt je doelpubliek de lakens uit. Waar  zijn je prioritaire doelgroepen aanwezig en hoe nemen zij het liefst informatie op? Ook je doelstellingen sturen de beslissing.

  • Is je jaarverslag een relationeel instrument van standing, een visitekaartje bij klanten, prospects en andere stakeholders? Of past het in een prestigieuze reeks? Twijfel niet langer: een stijlvol geprint exemplaar zal de grootste indruk nalaten.
  • Wil je de digitale voorsprong en het innovatieve DNA van je organisatie illustreren? Of dient het jaarverslag een marketingdoelstelling waar te maken waarover je moet rapporteren, zoals brand awareness verhogen of prospects converteren tot leads? Dan ligt de keuze voor de hand: digitaal is the way to go.

Maar voor een jaarverslag zijn die doelstellingen niet altijd zo scherp en eenzijdig afgelijnd. Vaak moet er wel een ROI worden berekend, waardoor digitaal de betere optie lijkt. Maar tegelijk wil de raad van bestuur doorgaans wel iets tastbaars in handen hebben. Dan toch maar schermen met het strenge non-argument ‘Ik beslis, want het komt van mijn budget!’? Dat doe je beter niet, want wellicht moet je hogerop je beslissing nog ruggensteunen.

Digitaal, tiens!

Gemakshalve start ik met digitaal. Want tegenwoordig is zowat iedereen ervan overtuigd dat digitaal het nieuwe normaal is. De voordelen zijn inderdaad legio:

  • Snellere verspreiding: je kan korter op de bal spelen (bv. geen drukperiode).
  • Bredere distributie: je kan je verslag verspreiden via e-mail, SEO-optimalisatie, social, targeted advertising, als call-to-action op je site, noem maar op.
  • Langere houdbaarheidsdatum: je kan updaten en bijsturen.
  • Interactief en deelbaar: je publiek kan delen, refereren aan en opnieuw bezoeken.
  • Engagerende formats: integratie met audio, video en geanimeerde infografieken laat toe om je verhalen beter te doen plakken.
  • Meetbaar: je ziet meteen welke items populair zijn en welke niet – ziedaar de ROI, levert ook interessante lessen voor volgende edities.

Toch mag je print niet onderschatten

Vandaag de dag krijg je zowat het etiket van dinosaurus opgekleefd als je pleit voor print. Toch waag ik me hier aan enkele argumenten pro print:

  • Tastbaar: de lezer kan het laten liggen en er later makkelijk naar teruggrijpen
  • Voelt persoonlijker aan: print zorgt voor een verhoogde breinactiviteit in de hersenzones die verbonden zijn met waarden en verlangen
  • Je spreekt andere zintuigen aan – het papier voelen en de geur ervan opsnuiven – die geassocieerd worden met informatie vergaren. Hetzelfde principe als bij een papieren krant lezen. Daardoor herinneren lezers zich de informatie beter en langer.
  • Illustreert het belang en gewicht dat je als organisatie hecht aan een jaarverslag
  • In deze digitale tijden valt print ontzettend op. Vergelijk het met een digitale kerstwens. Die open ik nooit – sorry! – in tegenstelling tot een gedrukt kaartje in een envelop.

Wat betekent mijn keuze voor het budget?

Ik doorprik alvast de ballon: digitaal is niet goedkoper. Je bespaart weliswaar op druk-, verzend- en eventuele handlingkosten, maar onderschat de kost voor webdevelopment, webdesign, video en animatie niet. Daarnaast moet je via een uitgekiend distributieplan en de zorgvuldige implementatie ervan ervoor zorgen dat de hele wereld – of tenminste je doelpubliek – je jaarverslag ook te zien krijgt.

Is een combi een optie?

Vaak klinkt een combinatie van print en digitaal als de ideale oplossing om prioritaire doelgroepen en doelstellingen te verzoenen, maar weet dat je dan kiest voor twee verschillende projecten. Want elk medium heeft zijn eigen spelregels. Een simpele copy-paste is bijgevolg geen optie. Kan je het budgettair aan én kan je er ook de nodige tijd en mankracht in steken, dan vormt een combi inderdaad de gulden guldenweg. Anders zet je beter al je middelen in op ofwel print ofwel digitaal.

Misschien kan je het nodige budget wel delen met een andere afdeling? Want content herbestemmen of ‘repurposen’ is de boodschap. Zo kan je nieuwe content uit het jaarverslag putten om je website, successtory’s, blogposts, cases enzovoort te spijzen.

Wat nu?

Als ik één lans wil breken, is het wel deze: blijf weg van een afgeleid jaarverslag in (interactieve) pdf-vorm. Daarin komen alle nadelen van print en digitaal samen. Je kan niet meten hoe vaak het verslag wordt gelezen of welke delen het populairst zijn. Bovendien kan je hooguit wat online links in de tekst toevoegen, maar geen video.

Tot slot, zowel print als digitaal kunnen prachtige resultaten opleveren als het jaarverslag inhoudelijk sterk staat en origineel is opgemaakt. Kortom: ‘Welke relevante content zullen we brengen?’ zou het belangrijkste topic op de agenda moeten zijn bij de kick-off van een jaarverslag.

Deel deze blogpost:

LinkedInTwitterFacebookGoogle+

We zijn thuis in print én digitaal, en weten vooral hoe je waardevolle content brengt.

Gerelateerde blogposts