Wat voorafging
Duurzaamheid is een hot topic bij com&co. Dat mag je letterlijk nemen: de laatste zomers is een deel van ons kantoor onbruikbaar wegens te veel zonne-inval. Is een airco dan een goed idee? Of voeden we zo de vicieuze cirkel van vermijdbaar energieverbruik dat meer CO2 de lucht instuwt en resulteert in nog meer airco’s? Het is een van de terugkerende onderwerpen van gesprek aan de com&co-eettafel. (By the way: de meerderheid is pro airco, dus allicht zal die er komen.)
Ook voor onze klanten werken we vaak rond het thema duurzaamheid. We helpen hen hun verschillende initiatieven te bundelen en te structureren, er een inspirerend verhaal uit te distilleren, en de voortgang in kaart te brengen. We creëren straffe duurzaamheidscontent om medewerkers te engageren, om het hele management te overtuigen, om stakeholders op de hoogte te houden.
Maar hoe goed doen we het zelf? Hoe zit het met ons eigen bedrijf? Tja, com&co is ongeveer zo duurzaam als ieder van ons. We kiezen wat in ons kraam past en niet té veel moeite vergt. We hebben poolwagens. We sorteren vrij goed. We verbruiken nog weinig papier. We gebruiken de alles-uitknop. We vinden onszelf dan ook best duurzaam. Maar ongetwijfeld is er ruimte voor verbetering. Zowel in wat we zelf doen, als in wat we doen voor klanten.
Om die ruimte te ontsluiten, gingen we in gesprek met een aantal experts.
- Ilse Moens
zelfstandig duurzaamheidsconsulent bij onder meer Barco, over de inhoudelijke, juridische en technische angels in de CSRD-wetgeving en over de vele keuzes die bedrijven moeten maken. - Serge De Gheldere
BD of Bekend Duurzaamheidsexpert – en met Futureproofed klant bij com&co – over de noodzaak om van duurzaamheidscommunicatie méér te maken dan een verplicht nummer. Om echt transparant te zijn. En om ver weg te blijven van greenwashing. - Ann Peeters
Duurzaamheidsmanager bij technologiefederatie Agoria, over de nood om bedrijven te wijzen op enerzijds de urgentie, maar anderzijds ook op de opportuniteiten die zich voordoen. - Bram Keulenaere
Duurzaamheidsexpert bij Mantis, over de technische kant van de rapportering: het meten van de bedrijfsvoetafdruk en CO2-uitstoot. - An Saveyn
Zelfstandig duurzaamheidsmanager, over de concrete aanpak: de verschillende stappen die bedrijven moeten zetten om tot een doeltreffende duurzaamheidsstrategie te komen.
Hen zijn we ontzettend dankbaar: voor hun inspirerende verhalen, voor hun bevlogenheid, voor hun tijd en beschikbaarheid, en voor de duw die elk van hen ons gaf.
An Saveyn vroegen we om ons te begeleiden naar een duurzaamheidsstrategie. Ze had het eind 2022 best druk, in aanloop naar de CSRD-implementatie. Wij bleken de kleinste speler waar zij ooit voor werkte. Het plan? Wij zouden zoveel mogelijk taken zelf uitvoeren, maar zij gidst ons en bewaakt het stappenplan.
Of alles verliep volgens plan? Of iedereen blij was met het resultaat? Of we werkelijk duurzamer werden dan we al waren? Volg onze avonturen hieronder. Wie weet komt ons stappenplan ook andere kleine dienstverleners van pas.
Kies je duurzaamheidsteam, gedragenheid en gedrevenheid inclusief
Om onze duurzaamheidsstrategie te bepalen, stelden we een klein team samen. De vereisten? Gedragenheid en gedrevenheid. Met andere woorden: genoeg gewicht om de hele organisatie te omvatten en genoeg goesting om wat tegenwerking te verdragen.
We klopten af op een team van vijf: Max, onze sustainability lead die eerder al de hele CSRD doorploegde om klanten te adviseren, Anja, die bakken ervaring heeft in de meest uiteenlopende duurzaamheidscontent, en Reinhard, Jonas en ik, de drie com&co-partners in crime.
Bepaal je ambitieniveau:
ben je een voorloper of wel of ni
Met onze broek vol goesting begonnen we aan onze eerste workshop: de bepaling van het com&co-ambitieniveau. Willen we alle registers opentrekken, of slechts enkele? Met andere woorden: willen we – in ons speelveld – behoren bij de voorlopers, de middenmoot of de volgers op het vlak van duurzaamheid?
De sfeer was een beetje awkward. We spreken december 2022 – met de historische 11%-indexatie van de lonen op komst. De economische omstandigheden in agencyland zijn niet zo rooskleurig. We kunnen ons geen zottigheden veroorloven. Anderzijds: als we niet ambitieus zijn, dan is deze oefening helemaal zinloos.
An Saveyn reikte ons verschillende vragen aan om ons ambitieniveau in kaart te brengen.
Willen we duurzaamheid koppelen aan de doelstellingen van het bedrijf?
Ja, zeker wel: we willen geen activiteiten ontplooien die op lange termijn schadelijk zijn. (leader)
In welke mate willen we bezig zijn met duurzaamheid en mogen mensen er tijd aan besteden?
We willen er een aandachtspunt van maken en zijn er ons van bewust dat daar middelen zullen in kruipen. Die zijn echter eindig: we zijn een kleine bende en focussen uiteraard in eerste instantie op onze klanten. (average)
Willen we transparant zijn?
Zeker wel, zowel intern als extern. Wat niet wil zeggen dat we volgens internationale standaarden gaan werken; we hebben al genoeg regeltjes om ons aan te houden. (tussen average en leader)
Willen we stakeholders bevragen over wat zij belangrijk vinden voor ons?
Ja, zowel interne als externe. (Hoewel de vraag rijst of klanten daar graag tijd willen insteken.) (leader)
Willen we harde doelstellingen vooropstellen?
Ja. Anders blijven we bij goede intenties. (leader)
Willen we ons aanbod afstemmen op onze doelstellingen in duurzaamheid?
Ja. (Hoewel nog onduidelijk is wat dit precies inhoudt – en of we ook bepaalde dingen niet meer zullen doen). (leader)
Willen we getuigen over het pad dat we afleggen en op die manier ook anderen inspireren?
Ja. (leader)
Ook stelde An de vraag of we ambiëren ooit BCorp te worden. Daarover was er snel unanimiteit: het BCorp idee – transparantie en sociale verantwoordelijkheid – klopt helemaal met ons DNA. Dan is het toch ook onze ambitie om een trendsetter te zijn?
Voilà. De kogel en de kerk. Het ambitieniveau ligt hoog. We willen als agency vooroplopen in duurzaamheid. We gaan ervoor, voor dat duurzame bedrijf. Laat maar komen, die volgende stappen.
Identificeer je materiële topics:
waar zit je impact feitelijk?
De Verenigde Naties bepaalden 17 Sustainable Development Goals en 169 subdoelen die – allemaal samen – van de wereld een betere plek maken. Godzijdank hoeven we die niet stuk voor stuk te overlopen. Dankzij de materialiteitsanalyse kan je deze oefening afbakenen tot de thema’s die er voor jouw organisatie toe doen.
An wijdde ons in in het principe van de dubbele materialiteit.
- Waarmee heeft com&co – als klein dienstenbedrijf – invloed op de toekomst van de planeet, positief en negatief?
- En omgekeerd: hoe heeft de toekomst van de planeet impact op com&co, positief en negatief?
Om antwoorden te bedenken, hoefden we niet te freewheelen. An lijstte eerst een aantal topics op die uit onze eigen website en visie naar voren komen. Daarnaast voerde An een benchmarking uit bij 18 organisaties. Enkele daarvan zijn peers, maar in de agencywereld bleek weinig inspiratie te rapen: bij onze collega-marketing- en communicatiebedrijven zijn weinig tot geen materialiteitsanalyses te vinden. We gingen dan ook de mosterd halen bij andere, grote dienstverleners (bijv. McKinsey, Roularta).
Daarnaast keek An naar wat het World Economic Forum aanraadt of wat tools zoals de SDG Action Manager adviseren aan spelers zoals com&co. Ook instellingen zoals Antwerp Management School nam ze op in de benchmarking. Het resultaat bleek een longlist met 45 topics, verdeeld over Environment, Social en Governance.
De top 5 van meest voorkomende topics:
- Diversiteit en inclusie
- Energie en emissies
- Gezondheid en welzijn op het werk
- Lokale gemeenschappen
- Duurzame sourcing
Wij kregen als taak om in deze lijst te snoeien en maximaal 25 topics over te houden voor een stakeholderbevraging. Na een pittige discussie strandden we op volgende 21 materiële topics.
Definieer je topics:
spreken we over hetzelfde?
Materiële topics – waarmee bedrijven impact hebben op de planeet en omgekeerd – krijgen voor elk bedrijf een andere invulling. Daarom maakten we ze concreet: wat betekenen deze 21 topics precies voor ons?
Een voorbeeld. ‘De impact van klanten vergroten’ is voor com&co: “Veel van onze klanten hebben een ware ecologische hefboom in handen. Wij willen hen helpen om die optimaal in te zeten door duurzaamheidscontent te creëren die inspireert, activeert en engageert, zowel intern als in hun bredere netwerk.”
Of nog: economische prestaties werd “com&co’s bedrijfsbeleid is in de eerste plaats gericht op hoogkwalitatief werk voor klanten. De financiële resultaten die we daarmee boeken, gebruiken we ter controle van het beleid dat we voeren. Dat is ook nodig, want doing well (economisch) en doing good (voor mens en planeet) gaan hand in hand.”
De lijst met definities van onze 21 materiële topics ging gedurende enige tijd van de ene mailbox naar de andere: dat is helaas een standaardprocedure voor elk stuk content dat een contentbureau voor zichzelf produceert. En in dit geval bleek het ook nodig: het creëren van een gemeenschappelijke taal – wat bedoelen we precies met elk topic en hoe hebben we hiermee impact op anderen – bleek moeilijker dan gedacht. Een zucht van opluchting en blijdschap ging door het hele bureau wanneer Max de knoop doorhakte met de boodschap: ‘het is af’.
Bevraag je key stakeholdergroepen, sorry not sorry
Onze lijst met een beschrijving van 21 materiële com&co-topics kan begin 2023 naar onze belangrijkste stakeholdergroepen.
Wie dat zijn? Medewerkers en klanten, uiteraard. Maar ook potentiële medewerkers en strategische leveranciers kunnen key stakeholders zijn. Wij beslisten, na wat gebakkelei, de leveranciersgroep te laten varen.
Het lijstje met de 21 definities legden we voor aan 3 stakeholdergroepen in de vorm van een online survey:
- onze 35 medewerkers
- 30 potentiële medewerkers: stagiairs en studenten
- een selectie van 50 klanten: groot/klein, diensten/productie/federaties/overheid, verschillende sectoren
De survey bevatte maar één vraag: bepaal bij elke topicbeschrijving wat de impact is van com&co:
- How do the following topics affect Com&Co’s ability to create value for its stakeholders on the short, medium and long-term? (1 = no impact, 2 = low impact, 3= moderate impact, 4 = high impact, 5 = very high impact)
Maak de matrix – waar is je geodriehoek gebleven?
De antwoorden van deze vragenronde zullen de Y-as van onze duurzaamheidsmatrix vormen. Naargelang het belang dat we hechten aan de verschillende stakeholdersgroepen kunnen we de antwoorden een verschillend gewicht toekennen. Wij kozen ervoor de drie groepen evenveel gewicht toe te kennen, vermits ze alle drie bijzonder belangrijk zijn voor onze toekomst.
Het management van com&co kreeg een andere vragenlijst te verwerken, om ook de financiële materialiteit van topics te bepalen. Wij kregen volgende extra vragen:
- According to you, what is the impact of the following topic on the financial performance of com&co? (1 = no impact, 2 = low impact, 3= moderate impact, 4 = high impact, 5 = very high impact)
- How does com&co perform regarding this topic today? (1 = very bad, 2 = bad, 3= moderate, 4 = good , 5 = very good)
De antwoorden op de eerste vraag vormen de X-as van onze matrix. De antwoorden op de tweede vraag stellen ons in staat om onze maturiteit op het topic te bepalen.
Met de gecombineerde antwoorden zou An Saveyn een matrix opstellen, waarop de 21 topics zijn geplot volgens enerzijds hun impact op de buitenwereld, anderzijds volgens hun financiële weerslag op het bedrijf.
Duidelijkheid troef - absorbeer de resultaten
Een maand later. De resultaten zijn er. 24 medewerkers, 26 potentiële medewerkers en 16 klanten hebben geantwoord. We vroegen An om voor ons de resultaten uit te zetten in een matrix.
En hier stropten we even. Want eigenlijk waren we dit traject gestart met een groot hart voor de planeet die we achterlaten voor onze kinderen en kleinkinderen. We wilden vooral ecologische impact hebben. En precies dat blijkt in de dienstensector moeilijker te zijn.
Want alle bevraagde doelgroepen bleken het meest impact toe te kennen aan de sociale topics: talent, groei, verloning, welzijn, engagement. Laat dat nu net de topics zijn waaraan we altijd al veel tijd en energie besteedden. Omdat we die zelf belangrijk vinden én omdat tevreden en gelukkige medewerkers nu eenmaal zorgen voor tevreden en gelukkige klanten, wat simpelweg de ontstaansreden was van ons agency. Bovendien vinden onze doelgroepen zowat álle sociale topics belangrijk. Ook dat blijkt anders dan bij veel andere bedrijven, waar de topics veel uiteenlopender geplot zijn volgens hun financiële impact en het belang dat de stakeholders eraan hechten.
Heel even leek ons stappenplan een doodlopend straatje.
Bepaal de prioriteiten:
meng boerenverstand met data
Maar niet voor lang. Na een korte bezinning kwam het duurzaamheidsteam terug op dreef. We kozen voor een clustering van de Sociale topics met de allerhoogste impact. Voor 3 Governance-topics, die sowieso van belang zijn voor het voortbestaan van het bedrijf. Én voor het eenzame Environmental topic dat hoog scoorde: de impact van onze klanten op het vlak van duurzaamheid verhogen.
In het toekennen van een gewicht aan alle topics, nemen we het E-topic voorop; hierop willen we de lat hoog leggen. Via onze klanten kunnen we immers echt impact hebben. Zelfs al kunnen we maar drie van onze b2b-klanten bewegen tot een kleine extra inspanning of tot een beetje meer transparantie; dat is waar we het verschil kunnen maken. En precies daarom zijn we met deze oefening gestart.
Dat betekent dat we een groeiend aantal klanten optimaal willen adviseren en inspireren. Dat we er mee willen voor zorgen dat ze de lat in duurzaamheid hoog leggen. En dat we ook voor onszelf hoog mikken. Dat we niet alleen professioneel advies willen geven, en topwerk willen afleveren, maar er ook voor zorgen dat het alom gezien wordt, intern en extern.
We klopten af. Eén topthema, 3 beleidsthema’s en 4 geclusterde sociale thema’s staan op onze radar voor de komende jaren.
Voorbij de zachtheid:
kies keiharde kpi’s
Uiteraard is het selecteren van een rijtje prioriteiten niet genoeg. Nu dienen we ook te bepalen wat we precies willen bereiken, en wel op zeer concrete wijze: in kpi’s en gewenste resultaten. Elk topic krijgt ook een gewicht, dat vooral aangeeft hoe snel we ermee aan de slag moeten en willen.
Misschien is dit wel een van de meest tricky onderdelen van het stappenplan. Hier worden de goede intenties en abstracte begrippen plots stevige streefdoelen. En daarbij horend wordt hard werk uitgedeeld. Op dit punt werden dan ook de meest pittige discussies gevoerd. Die resulteerden in een lijstje van concrete doelstellingen, in een zeer concrete volgorde.
Wat?
door optimale duurzaamheidcommunicatie – eerlijk en transparant – zorgen we voor een groot commitment bij onze klanten, dat uitmondt in een versnelling van hun duurzaamheidsinspanningen
Waar staan we?
we tekenden in ‘22 voor 4 duurzaamheidsrapporten/-campagnes (Barco, Beaulieu, Futureproofed, SD Worx), waarin we onze klanten telkens van advies dienden
Waar willen we naartoe?
een stijgend aantal duurzaamheidsprojecten, waarbij we klanten altijd optimaal adviseren: van 6 in 24, over 9 in 25, naar 12 in 26
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
1: zeer belangrijk, want hiermee willen we het verschil maken op het vlak van duurzaamheid
Wat?
groei realiseren die groot genoeg is om medewerkers te laten groeien, bijkomende mensen aan te werven én te kunnen investeren in nieuwigheden
Waar staan we?
de voorbije 5 jaar: 14% gemiddeld
Waar willen we naartoe?
zelfde groeiritme aanhouden in de komende 5 jaar, groei stimuleren en sturen op groei van 14% in omzet, met behoud van een gezonde marge
verantwoorde innovatie: zorgvuldig en integer gebruikmaken van tools
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
1, zeer belangrijk: noodzakelijk om een uitdagende en vernieuwende workplace te kunnen blijven voor toptalent
Wat?
streven naar een klantentevredenheid die zo groot is, dat klanten bij ons blijven, ons steeds meer werk toevertrouwen, ook voor duurzaamheidscommunicatie bij ons aankloppen, ons terug meenemen wanneer ze zelf jobhoppen, ons aanbevelen aan anderen
Waar staan we?
tot nu meten we klantentevredenheid via ‘mes&vork-gesprekken’ met klanten. Dat is een kwalitatieve bevraging, die zeer positieve resultaten oplevert.
Waar willen we naartoe?
in de komende jaren zullen we daar een kwantitatieve bevraging bovenop leggen – volgens de NPS-score - zodat we een breder zicht krijgen op onze verbeterpunten.
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
1, zeer belangrijk: tevreden klanten was altijd al onze belangrijkste bedrijfsdoelstelling
Wat?
Hieronder clusteren we ‘talent aan boord’, ‘training, groei en ontwikkeling’ en ‘geëngageerde medewerkers’: alleen dankzij getalenteerde, gedreven mensen kan com&co groeien en bloeien
Waar staan we?
In elke stap van de employee journey hebben we processen en methodes ontwikkeld om te sturen op welzijn, tevredenheid en groei, maar de samenhang en opvolging – over de jaren heen – kan beter en persoonlijker.
Waar willen we naartoe?
in de komende jaren zullen we werken aan een nog persoonlijker hr-beleid, dat gerichter stuurt op professionele ontwikkeling.
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
1, zeer belangrijk: gelukkige medewerkers vormen het fundament van het bedrijf
Wat?
We willen vooruitlopen op de EU-richtlijn inzake transparante verloning en zorgen voor een motiverend, transparant en gelijk loonbeleid
Waar staan we?
Het com&co-loonbeleid is logisch opgebouwd en is gendergelijk, maar niet-transparant.
Waar willen we naartoe?
We willen naar een transparant loonbeleid, waarvan de sturende principes voor iedereen duidelijk zijn, een must om de interne rechtvaardigheid en het extern concurrentievermogen te waarborgen.
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
2, belangrijk: dit is duidelijk een vraag die leeft bij de medewerkers.
Wat?
We streven naar een divers en inclusief team, waarin iedereen probleemloos zichzelf kan zijn en capaciteiten en competenties optimaal kan inzetten.
Waar staan we?
Respect voor elkaar is binnen com&co een basiswaarde: we zijn een hecht team, waar op een positieve manier wordt samengewerkt. Niettemin is onze cultuur onuitgesproken.
Waar willen we naartoe?
Het uitspreken en verduidelijken van onze waarden en cultuur, zodat potentiële nieuwkomers zich welkom voelen.
We willen ook toonaangevend zijn in inclusieve communicatie voor onze klanten.
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
2, belangrijk: vooral voor nieuwkomers
Wat?
We streven naar een veilige werkplek, met aandacht voor zowel de mentale als fysieke gezondheid van medewerkers.
Waar staan we?
We hebben een vertrouwenspersoon en preventie- en welzijnsexpert in huis sinds 2020. Jaarlijks volgen zij een opleiding en maken ze een jaarverslag. Samen leggen we telkens prioriteiten vast voor het komende jaar. In 22 deden we samen met UGent ook een bevraging naar het psychosociaal welbevinden bij com&co. Uit de resultaten bleek het welbevinden hoog, maar stress is een aandachtspunt.
Waar willen we naartoe?
We willen ervoor zorgen dat het stressniveau niet stijgt. Hiervoor zijn regelmatige metingen noodzakelijk. Waar de stress het hoogst ligt – bijvoorbeeld in de eerste 6 maand bij com&co – nemen we maatregelen om die te verlagen.
Daarnaast hebben de com&coërs een zittend beroep. Dat brengt rugrisico’s met zich mee; hierover willen we sensibiliseren, de huidige acties (wandelmeetings, staand werken) versterken, en nieuwe ontwikkelen.
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
2, belangrijk: alle medewerkers van com&co moeten zich mentaal en fysiek goed voelen om te kunnen zorgen voor tevreden klanten.
Wat?
We streven naar ethisch zakendoen en naar ethische en verantwoorde marketing.
Waar staan we?
Zowel met klanten als met medewerkers streeft com&co naar respectvolle, eerlijke en open langetermijnrelaties.
Het kader voor ethische en verantwoorde marketing – jep.be – hebben we onderschreven.
Waar willen we naartoe?
Ook hierover zijn we onuitgesproken. We willen werk maken van het uitspreken en verduidelijken van onze waarden en cultuur.
Welk gewicht heeft dit topic voor com&co?
3, van belang: vooral voor nieuwkomers en voor nieuwe klanten.
Integreer het duurzaamheidsplan in de bedrijfsstrategie
En nu komt de kat op de koord. Nu we – in volle zomer – opnieuw beginnen te werken aan ons rollend vijfjarenplan, geven we de verschillende acties een plaats. Duurzaamheid en meer bepaald ons plan om de impact van klanten te vergroten, krijgt daarin een apart hoofdstuk. Hierop zullen we vanaf dit najaar al sturen. De kpi’s rond economische prestaties, klantentevredenheid, verloning, diversiteit, welzijn en ethisch zakendoen passen we in onder de andere hoofdstukken. Hiervan zullen we in de komende jaren werk maken.
Zo kunnen we het voortraject afsluiten, en – vooraleer we beginnen met het échte werk – evalueren.
- Ging het zo snel als we gedacht hadden? Nee, we deden er ruim een half jaar over.
- Was het zo makkelijk als we dachten? Nee, hier en daar liep het spaak.
- Heeft het veel gekost? Extern niet; An Saveyn rekende ons een vriendenprijs aan voor haar professionele begeleiding en workshops. Maar intern zijn er natuurlijk wel stevig wat uren ingekropen.
- En zal dit alles wat opleveren? Ongetwijfeld, onze ambities om klanten meer en beter te begeleiden naar straffe duurzaamheidscommunicatie zijn er nog groter op geworden. Bovendien hebben we een pak kennis opgedaan: we weten nu precies waar en wanneer klanten keuzes mogen en moeten maken en hoe ze daarover optimaal communiceren. Hierover heeft Max alvast een longread rond duurzaamheidscommunicatie in elkaar gebokst, die – zoals je dat van ons mag verwachten – buitengewoon relevant is.
Onze conclusies? Het hele materialiteitsdenken reikt een sterk kader aan, dat eerlijke antwoorden vereist van het bedrijf. Dat bepaalt immers wie de belangrijkste stakeholders zijn en wie het daarvan zal bevragen. Daarna ligt de bal in hun kamp. De antwoorden kunnen worden geclusterd en kunnen meer of minder gewicht krijgen. Het resultaat daarvan is de basis van de duurzaamheidsstrategie én van de duurzaamheidscommunicatie.
Wij zijn met ons resultaat best tevreden. Het duurzaamheidsteam is volop gemotiveerd om aan de slag te gaan met onze verschillende actiepunten. En om onszelf in de komende jaren het blinkende label ‘Duurzaam in Diensten’ te mogen opspelden.
Of we daarin slagen? Je hoort het in onze toekomstige blogs.
