Unpopular opinion: sommige dingen waren beter tijdens corona. Zéker de interne communicatie van bedrijven. Waarom dat ook buiten crisistijden een must is? En hoe je ’t aanpakt? De b2b earlybirds doken diep in het belang van interne communicatie met Kathleen De Smedt van Milcobel en vonk, het Belgische netwerk voor interne communicatie.
Hallo telewerk, hallo interne communicatie
Een rollercoaster. Zo kan je de evolutie van interne communicatie in de afgelopen jaren omschrijven. Het vak fleurde in crisistijden helemaal op. Terwijl kantoren leegliepen, werden intranetten afgestoft en schoten Teams-kanalen en interne nieuwsbrieven als paddenstoelen uit de grond.
Medewerkers geruststellen en de winkel draaiende houden, vaak van op afstand, daarvoor diende de hoofdmoot van de interne communicatie toen. Aanvankelijk was het dus vooral crisiscommunicatie.
Gaandeweg zagen bedrijven in dat het om meer gaat dan informeren en crisissen bezweren. En gelijk hadden ze.
Consistent intern communiceren was niet alleen noodzakelijk om thuiswerkende teams geëngageerd en verbonden te houden. Het werd dé manier om de bedrijfsstrategie te laten leven in alle lagen van de organisatie en de cultuur te versterken. Ook de rol van de visionaire, helder communicerende CEO herleefde.
Kortom: interne comm vierde hoogtij, totdat …
Als een feniks – euh – in de as
Toen de coronapieken afvlakten, zakte ook de aandacht voor personeelscommunicatie. Zo lijkt het alsof we, samen met de herinnering aan mondmaskers, vaccins en quarantaines, ook het belang van interne communicatie verdrongen.
Jammer, zowel voor medewerkers als hun werkgevers. De cijfers spreken voor zich:
- Volgens het State of the Global Workplace Report uit 2023 (Gallup) is slechts 11% van de Belgen geëngageerd (t.o.v. een wereldwijd gemiddelde van 23%).
- Sterker nog: 7 op de 10 Belgen zijn quiet quitters. Zij voelen zich niet meer geconnecteerd met hun organisatie en zijn bijgevolg niet gemotiveerd.
Wat moet je als organisatie doen als de mayonaise niet meer pakt? De maïzena bovenhalen, of volop inzetten op interne communicatie! Maar er is nog werk aan de winkel.
Uit de ‘Interne Communicatiemonitor’ van Thomas More uit 2023 puurden we deze cijfers:
- 53% van de bedrijven heeft geen heldere doelen voor interne communicatie.
- In slechts 27% van de bedrijven is er een toegewijde coördinator voor interne comms.
- Bij de rest neemt iemand het ‘erbij’ of is er geen gestructureerde aanpak.
Tegelijk vinden de meeste bedrijven hun interne communicatie ronduit slecht. Dat bommetje dropt Lesley Arens van #ZigZagHR in deze aflevering van b2b earlybirds.
Waarom is juist intern communiceren zo belangrijk?
“Bedrijven worstelen nu meer dan ooit met retentie en motivatie van medewerkers”, vertelde Kathleen De Smedt ons in de studio. Hoog tijd om aan de alarmbel te trekken én interne communicatie de aandacht te geven die het verdient.
Want volgens Kathleen is het net daarmee dat je een wereld van verschil maakt. En ook wij zijn er al jaar en dag van overtuigd dat sterke interne communicatie wonderen doet voor teams, individuele medewerkers en het succes van organisaties.
Als je interne communicatie goed aanpakt, is de positieve impact niet te onderschatten: meer productiviteit, motivatie, trots, samenhorigheid, retentie en minder absenteïsme.
De pandemie is dan wel gaan liggen, maar het thuiswerken is here to stay. Telewerkers motiveren en verbinden blijft dus een dingetje. Maar dat geldt natuurlijk voor al je medewerkers: de white collars op kantoor en productiemedewerkers of collega’s die vaak de baan op zijn.
Daarnaast vraagt de veranderende context ook continu naar heldere en verbindende personeelscommunicatie. Denk aan de krappe arbeidsmarkt, economische onzekerheid, voortschrijdende digitalisering en AI-revolutie. Dat alles maakt dat de vraag naar transparantie enkel stijgt: over je strategie, visie en duurzaamheidsinspanningen, bijvoorbeeld.
Hoe doe je het goed?
In de eerste plaats heeft je interne communicatie duidelijk geformuleerde doelstellingen nodig. Het lijkt een open deur, maar ze ontbreken vaak of blijven te wollig. Grosso modo gaat het om: informeren, verbinden, betrekken en/of evolueren.
What’s in a name? We maken de doelen van interne communicatie concreet met enkele voorbeelden uit de com&co-stal.
En verder?
5 tips van Kathleen
Goede interne communicatie is onlosmakelijk verbonden met goed leiderschap. Naast top-down informeren, moeten leidinggevenden ook ruimte laten voor bottom-upcommunicatie. Denk aan dialoog, feedback en inspraak.
Kathleens ervaring
“Goed leiderschap beperkt zich niet tot de helder communicerende CEO. Het is de verantwoordelijkheid van alle leidinggevenden om te luisteren naar het team en zo een positieve dynamiek te creëren. Als communicatieprofessional kan je klankbord spelen voor de leiders in je organisatie en hen leren communiceren.”
Wie louter wil informeren, komt een heel eind met facts en figures. Maar om mensen écht te motiveren en engageren, is er meer nodig: tekstuele Spielerei, formats, beeld en klank, ervaringen … Kortom: ook in interne comm is creativiteit incontournable.
Kathleens ervaring
“Voor mij is creativiteit een absolute must. Er vallen heel wat mooie voorbeelden te rapen. Zo hebben we met Milcobel in Kallo een creatieve campagne rond safety uitgewerkt. In plaats van de regels droog op te lijsten, hebben onze leden video’s gemaakt waarin hun arbeiders figureren. Achteraf was er ook een safety-dag met een doolhof, goodiebags en een frietkraam. Het zijn zulke ervaringen die de mensen bijblijven.”
De opdeling tussen white collars en blue collars is een van de grootste struikelblokken in interne communicatie. Om beide groepen effectief te bereiken, moet je de inhoud, maar bijvoorbeeld ook het format en de kanalen van je communicatie goed op hun interesses en gewoontes af te stemmen. Vraag je dus steeds af: ‘wie spreek ik aan, wat maakt hen warm en hoe kan ik hen bereiken?’
Kathleens ervaring
“Bij Milcobel zijn we gestart met CEO on tour. Samen met onze CEO ga ik op geregelde tijdstippen op stap door de fabriek. We slaan een praatje met de arbeiders, maar luisteren vooral naar wat er leeft. Die touchpoints leveren een schat aan informatie en feedback op.”
Apps voor interne comm zoals Spencer, Speakap en Staffbase zijn in volle opmars. Op zich een goede evolutie, maar geen wondermiddel. Want wat doe je bijvoorbeeld met blue collars die niet geconnecteerd zijn? Volgens de Moodmeter van Moodfactory is een aanzienlijk deel van hen tegen het gebruik van een werk-app op hun privé-gsm. Andere onderzoeken spraken dat dan weer tegen. Nog even wachten dus voor we collectief roepen “Weg met papieren magazines!”
Kathleens ervaring
“Een magazine of een app? Het ene sluit het andere niet uit. Apps zijn meer geschikt om dringende informatie op een behapbare, beknopte manier te delen. Je kan er ook een echte community mee uitbouwen. Magazines zijn dan weer het kanaal voor storytelling. En je zal er over het algemeen ook sneller je arbeiders mee bereiken.”
Moet er nog een boutade zijn? Vooruit dan maar: intern = extern. Ofwel: alles wat je intern communiceert, komt ooit naar buiten. Anderzijds heeft externe comm ook invloed op de manier waarop je medewerkers naar je bedrijf kijken. Intern en extern zijn dus lang niet zo verschillend als hun naam doet vermoeden. De vragen zijn dezelfde – ‘wie ben je als bedrijf?’ en ‘waar sta je voor?’ – de doelgroep anders.
Kathleens ervaring
“Voor mij is de klassieke opdeling tussen interne en externe communicatie achterhaald. Alles begint vanuit een authentiek en overtuigend verhaal. Afhankelijk van je doelgroep, leg je andere accenten, maar het kernverhaal blijft identiek.”
De impact van interne communicatie meten
Over de (on)zin van metrics is al veel inkt gevloeid. Ook in interne communicatie is het een dubbeltje op z’n kant. Zo zeggen de zogenaamde vanity metrics – met vragen als ‘Hoe vaak wordt onze nieuwsbrief geopend?’ of ‘Hoeveel mensen waren op het event?’ – lang niet alles. Je meet immers output en geen outcome.
Hetzelfde geldt voor de Employee Net Promotor Score. Die wordt niet alleen door interne communicatie beïnvloed, maar ook door cultuur en hr-inspanningen.
De meest effectieve manier om je impact te meten? “In dialoog gaan met je mensen”, besluit Kathleen.
“Dat klinkt evident, maar je moet het wel doen. Er valt heel wat te leren: wat er leeft op de vloer, welke inspanningen wel en niet werken, wie interne influencers zijn, welke clusters zich daarrond vormen, hoe het sentiment in die clusters zit enzovoort. Soms bereik je met een korte babbel meer dan met een hele enquête. Bovendien voelen je medewerkers dat er écht naar hen geluisterd wordt, en dat is goud waard.”
Tl;dr: de 5 takeaways van Kathleen
01 Doe meer dan informeren – dat is niet genoeg om je mensen mee te krijgen in je verhaal. Zet ook in op verbinding en laat je medewerkers de hoofdrol spelen.
02 Bouw geen muur tussen interne en externe communicatie – maar laat ze elkaar versterken.
03 Goed leiderschap en heldere interne communicatie gaan hand in hand – you can’t have one without the other.
04 Ga voor een authentiek langetermijnperspectief – niet enkel voor sporadische of ad-hoc-communicatie.
05 Interne communicatie is meer dan ‘uitvoeren’ – strategisch meedenken en je organisatie leren communiceren zijn key.
