Suf, onduidelijk, te veel, te weinig, te warrig – veel werknemers zijn niet te spreken over de interne communicatie in hun organisatie. Wat vroeger werkte, vangt nu bot. Je aanpak opkrikken zodat die ook motiveert en engageert, begint bij luisteren. Oren gespitst? Let’s go!
Voer voor de b2b earlybirds én onze 14e Content Roundtable!
In onze podcastreeks b2b earlybirds doken strateeg Jonas en content lead Wolf met deze centrale vraag de podcaststudio in: wie is verantwoordelijk voor interne communicatie? Volgens Lesley Arens van #ZigZagHR is iedereen in een organisatie dat. “Maar,” zegt ze, “werknemers worden veel te weinig gehoord.”
We namen de proef op de som. Tijdens onze 14e Content Roundtable vroegen we aan 11 communicatie-experts hoe zij de balans vinden tussen top-down en bottom-up interne communicatie. Hun inzichten en die van Lesley vatten we hier voor je samen.
Durf het over een andere boeg te gooien
Als een van de leading HR ladies in ons land, spreekt Lesley Arens (#ZigZagHR) geregeld hr-professionals, leidinggevenden en andere profielen over het wel en wee in grote en kleine bedrijven.
Wordt het topic interne communicatie aangesneden, dan daalt de sfeer onder nul. Lesley: “De interne communicatie scoort vaak ondermaats. Dan denk ik: doe er iets aan.”
Maar wat dan, Lesley?
Tijd voor een nieuw plan?
Alles begint bij luisteren
Een van de grootste grieven in interne communicatie: het is té veel eenrichtingsverkeer. Lesley: “Er wordt veel te weinig geluisterd naar medewerkers. Als er al communicatie is, dan wordt die van boven naar beneden ‘doorgeduwd’.”
Om effectief te zijn, heeft interne communicatie input en feedback nodig van werknemers. Luister dus éérst naar wat je mensen nodig hebben en willen weten.
Zo kan je voor town hall meetings polsen welke thema’s aan bod moeten komen en welke twijfels, vragen of ontevredenheden circuleren in de wandelgangen, bijvoorbeeld via een (anonieme) enquête. Of zelf meer aanwezig zijn op de vloer, zoals een deelnemer van de Content Roundtable vertelde:
💬 “We vonden het moeilijk om te weten wat er écht leeft. Tot een communicatiecollega besloot om wekelijks een paar dagen in de controlekamer te werken. Nu hoort ze àlles en houden we echt de vinger aan de pols.”
Focusgroepen: inzichten én overtuigingskracht
Ook uit focusgroepen haal je heel wat waardevolle input. Trommel een aantal keer een zestal verschillende werknemersprofielen op en praat met hen over hoe zij je huidige interne communicatie ervaren.
- Wat vinden ze goed?
- Wat missen ze?
- Zijn ze volledig mee met wat gecommuniceerd wordt?
- Welke verhalen zouden ze interessant(er) of relevant(er) vinden?
- En hoe, waar en wanneer willen ze die ontvangen?
Documenteer alle ongezouten meningen en gebruik ze als basis om je visie en aanpak vorm te geven voor betere interne communicatie. En om het management mee op de kar te krijgen.
Met de ‘real-life’ wensen of verwensingen van je medewerkers erbij, kom je beslagen op het ijs om een plan te bouwen, inclusief de nodige resources of investeringen. Of dat nu in tijd, mankracht of budget is.
Top-down vs. bottom-up: in balans
Van eerlijke feedback delen tot interne boodschappen en creatieve ideeën aandragen – medewerkers een actieve rol geven in de uitvoering van je interne bedrijfscommunicatie, zorgt ervoor dat ze zich betrokken en verbonden voelen. Zowel met het bedrijf als de collega’s.
Moet dan alle interne communicatie vertrekken van de werkvloer? Dat nu ook weer niet. Want ook ‘de top’ heeft verhalen te vertellen. Over de koers van het bedrijf, de doelstellingen, actuele gebeurtenissen en resultaten, bijvoorbeeld.
Lesley: “De organisatie geeft richting over waar ze naartoe gaat en bepaalt met welke verhaallijnen ze die koers uitdraagt. Medewerkers verwachten dat ook; ze moeten ook de info en tools krijgen om in die context hun job goed uit te voeren.”
“Goede interne communicatie zal altijd een wisselwerking zijn,” besluit Lesley. “Maar het narratief moet vertrekken van het leadership.”
Waar zit het evenwicht?
Wil je interne communicatie strategisch aanpakken, dan doe je dat het best:
- top-down gepland: waarbij management en de dienst interne communicatie de doelstellingen, overkoepelende verhaallijnen, strategie en het communicatieplan uittekenen.
- bottom-up uitgevoerd: waarbij alle medewerkers de kans krijgen om niet alleen feedback te delen over de interne communicatie, maar er ook actief aan bijdragen.
Ook leidinggevenden hebben daarin een belangrijke taak te vervullen. Zij helpen het verhaal dat je brengt te bewaken en laten het leven op de werkvloer. Zoals iemand het mooi verwoordde tijdens de rondetafel, zijn zij ‘de ambassadeurs van je communicatiestrategie en -plan’.
Balanceren in de praktijk
Zoals je in het eerste stuk over deze Content Roundtable al tussen de lijnen kon lezen, komen bij onze panelleden veel interne boodschappen al van de afdelingen en medewerkers zélf.
We vroegen hen dan ook hoe ze zowel top als bottom ruimte geven, en vermijden dat de slinger doorzwaait naar een van beide kanten. Dat leverde onder meer deze drie duidelijke voorbeelden op.
- Sommigen meten de ‘zendtijd’ netjes af
“Een keer per kwartaal blikt het management achteruit en vooruit op de koers die het bedrijf vaart. We verspreiden die visie met een roadshow in alle bedrijfslocaties en wijden er een editie van onze nieuwsbrief aan. In alle andere edities laten we het woord aan onze medewerkers. Dan gaan we dieper in op wie zij zijn, wat ze te vertellen hebben en wat leeft op de werkvloer.” - Anderen trekken de balans door in corporate communicatie
“Ons jaarverslag is geen sec, formeel rapport met enkel feiten en cijfers. We zetten onze mensen centraal en besteden ook aandacht aan een 50/50-spotlight op bedienden en arbeiders.” - Ook toegewijde kanalen brengen soelaas
“We hebben kanalen waar enkel top-down info wordt verspreid, en andere waar alle medewerkers berichten kunnen delen.”
Straf. Maar daarmee was het gesprek nog niet ten einde.
Meer inzichten en tips
slingerden de tafel rond …
Top-down en bottom-up in evenwicht? Check. Interne communicatie is een dankbaar onderwerp en onze panelleden hadden het hart op de tong. We gingen ook dieper in op:
- wie verantwoordelijk is voor interne communicatie,
- hoe ze leidinggevenden en andere medewerkers begeleiden,
- hoe ze het succes meten van hun inspanningen,
- de zin en onzin van creativiteit in interne comms,
- en nog veel, veel meer.
Volgende keer het volledige verhaal meehebben en deelnemen aan het gesprek?
Word lid van de b2b earlybirds community op LinkedIn. Daar vind je naast de vrolijke en kritische noten bij onze podcast b2b earlybirds, ook de exclusieve invites voor onze Content Roundtables.
