Wie het al ooit op zijn bord kreeg zal het beamen: een jaarverslag is een complex en vooral erg gevoelig project. Niet alleen moet je elk jaar opnieuw een creatieve invalshoek zien te vinden voor de mijlpalen van de afgelopen 12 maanden, je moet ook alle partijen kunnen motiveren om tijdig met hun input, feedback of finale goedkeuring over de brug te komen.

Het antwoord op deze en andere vragen biedt inspiratie voor het overkoepelende thema of de verhaallijn. En je krijgt meteen ook een zicht op de medewerkers en afdelingen die een belangrijke rol zullen spelen bij de informatieverzameling. Eens ook de keuze voor een format is gemaakt, kan het project uit de startblokken:

1. Begin op tijd

Een gigantische open deur, maar op tijd starten blijft dé gouden tip om je jaarverslag stressvrij tot een goed einde te brengen. Met drie vierde van het jaar achter de rug zijn oktober en november de ideale maanden om met de voorbereidingen te starten: wat waren dé mijlpalen tot nog toe? Hoe staan de zaken ervoor? Zijn er opvallende sectortrends of maatschappelijke tendensen met impact op de business?

2. Verzamel een projectteam

Je kan natuurlijk alleen je schouders zetten onder het hele traject, maar ook een team met een projectmanager – jij of iemand anders – aan het hoofd behoort tot de mogelijkheden. Zo kan je de verantwoordelijkheden en de workload verdelen. Naast communicatie en/of marketing kan bijvoorbeeld ook een vertegenwoordiger van hr of finance deel uitmaken van deze ploeg.

Betrek zeker ook de vormgever vanaf het begin. Woord en beeld gaan immers hand in hand bij de concrete vertaling van je thema of rode draad.

3. Maak werk van een planning

Hoe vroeg je ook start, je deadline dreigt in het gedrang te komen als iedereen vervolgens de kans krijgt om te freewheelen. Breng alle partijen rond de tafel voor een kick-off en bespreek de doorlooptijden die ze nodig hebben voor hun deel van het werk. Zet vervolgens een gedetailleerde retroplanning op die je deelt met de leden van de projectgroep. De eerste cruciale horde: de top van de organisatie moet zich achter je project scharen en zich vinden in het concept en/of de verhaallijn.

Voorzie vervolgens voldoende tijd voor de validatie van de eerste visuele ontwerpen, het goedkeuringsproces van tekstvoorstellen, feedbackrondes op het opgemaakte verslag, eventuele taalwissels enzovoort. Verdeel je het werk, neem dan de andere verantwoordelijken mee op in de planning en verduidelijk wat je van elke verantwoordelijke verwacht op welk moment.

Boek op voorhand ook al een ‘feedbackmoment’ in de agenda van wie het verslag in zijn geheel moet valideren (bv. de CEO, CFO, communicatiedirecteur) of bepaalde hoofdstukken eruit (bv. hr-directeur, EHS-directeur).

4. Stel duidelijke briefings op

Van wie heb je een antwoord nodig op welke vragen? In welk format moet de info aangeleverd worden? Waar precies in het verhaal zal de input terechtkomen? Hoe concreter de briefing, hoe groter de kans dat je materiaal aangeleverd krijgt waar je effectief mee aan de slag kan. Verwacht je bijvoorbeeld een eerste draft, leg dan een maximaal aantal woorden op.

Neem in elk geval de nodige tijd om je inputleveranciers te briefen over het concept en pols af en toe of de deadline haalbaar blijft. Hou hierbij steeds in het achterhoofd: voor hen betekent het jaarverslag extra werklast. Hen tijdig op de hoogte brengen en de nodige goodwill creëren, zijn dus een must.

5. Blijf het concept bewaken

Het glasheldere inhoudelijke concept en je gedetailleerde briefing ten spijt: de kans is reëel dat een van je inputleveranciers zijn eigen invalshoek probeert binnen te smokkelen in het verslag. Doorheen het hele proces de rode draad blijven bewaken, is dan ook de boodschap. Uitweidingen die niet passen bij de uitgangspunten, moeten er onherroepelijk uit.

Tot slot nog dit

Wil je jezelf – ondanks deze praktijktips – de arbeidsintensieve coördinatie, de redactie of beide besparen? Of zoek je een frisse externe blik om een verrassend concept neer te zetten bij het management? Bij com&co zijn we niet aan ons proefstuk toe.

Samen met het team van Febelauto, bijvoorbeeld, zetten we een nieuw inhoudelijk en visueel concept neer en volgden we het creatieproces van a tot z op.

Ook hr-dienstverlener SD Worx outsourcet jaarlijks zijn digitaal jaarverslag aan ons uit. Het resultaat: een dynamische minisite die de mogelijkheden van digital – focus op fotografie, animatie, video … – omarmt.